Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi, baik itu dalam lingkungan bisnis, organisasi, maupun lembaga pemerintahan. Surat resmi biasanya memiliki format dan struktur tertentu yang harus diikuti agar surat tersebut terlihat profesional dan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju. Berikut ini adalah cara membuat surat resmi yang benar:
1. Tentukan Tujuan Surat
Langkah pertama dalam membuat surat resmi adalah menentukan tujuan dari surat tersebut. Apakah surat tersebut digunakan untuk mengajukan permohonan, memberikan informasi, atau menyampaikan pemberitahuan. Dengan mengetahui tujuan surat, Anda dapat menentukan isi dan bahasa yang sesuai untuk digunakan dalam surat tersebut.
2. Pilih Format Surat yang Tepat
Setelah mengetahui tujuan surat, langkah selanjutnya adalah memilih format surat yang tepat. Format surat resmi umumnya terdiri dari bagian-bagian seperti heading, salutation, body, closing, dan signature. Pastikan untuk mengikuti format yang sesuai dengan standar surat resmi agar surat Anda terlihat rapi dan profesional.
3. Gunakan Kertas dan Font yang Sesuai
Ketika membuat surat resmi, pastikan untuk menggunakan kertas dan font yang sesuai dengan standar. Gunakan kertas berukuran A4 dengan warna putih atau krem, dan gunakan font dengan ukuran dan jenis yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12.
4. Cantumkan Data Pengirim dan Penerima
Pada bagian awal surat, cantumkan data pengirim dan penerima surat. Data pengirim biasanya berisi nama perusahaan/organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Sedangkan data penerima berisi nama penerima, jabatan, perusahaan/organisasi, dan alamat lengkap.
5. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Jelas
Saat menulis isi surat, pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan lugas. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu informal atau slang, dan pastikan untuk menyampaikan informasi dengan singkat dan jelas agar mudah dipahami oleh pihak yang dituju.
6. Gunakan Kalimat yang Singkat dan Padat
Agar surat terlihat formal dan profesional, gunakan kalimat yang singkat, padat, dan to the point. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu, dan usahakan untuk menyampaikan informasi secara langsung dan jelas.
7. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan
Jika terdapat lampiran yang perlu disertakan dalam surat, pastikan untuk menyebutkan lampiran tersebut dalam isi surat dan cantumkan lampiran tersebut dalam surat. Berikan penjelasan singkat mengenai lampiran yang disertakan agar pihak yang dituju dapat memahami isi lampiran tersebut.
8. Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim
Sebelum mengirim surat resmi yang telah Anda buat, pastikan untuk memeriksa kembali surat tersebut. Periksa kesalahan gramatikal, ejaan, tata bahasa, dan pastikan bahwa semua informasi yang disampaikan dalam surat tersebut sudah lengkap dan jelas.
9. Menggunakan Kop Surat
Supaya surat nampak formal dan kredibel, kamu perlu membuat kop surat. Kop surat berisi identitas perusahaan atau institusi. Letaknya biasanya di bagian atas sebelah kanan, dan dalam ukuran yang besar dibandingkan teks surat. Bagian ini biasanya berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
10. Penutup Surat
Pada bagian penutup surat resmi, biasanya diakhiri dengan kalimat penutup seperti “Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.” Setelah itu, cantumkan tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat di bawahnya.
11. Teknik Lipatan Surat
Setelah selesai membuat surat, langkah terakhir adalah melipat surat dengan teknik lipatan yang benar. Ada beberapa teknik lipatan surat yang umum digunakan, seperti lipatan satu (single fold), lipatan tiga (tri fold), atau lipatan empat (gate fold). Pilih teknik lipatan yang sesuai dengan ukuran surat dan aplikasinya.
12. Contoh Surat Resmi
Berikut adalah contoh surat resmi yang bisa menjadi referensi bagi Anda:
Kop Surat
[Nama Perusahaan/Institusi] [Alamat Perusahaan/Institusi] [Nomor Telepon] [Email]Tanggal: [Tanggal Surat Dibuat]
Perihal: [Isi Perihal Surat]
Kepada Yth.,
[Nama Penerima Surat] [Jabatan Penerima Surat] [Perusahaan/Institusi Penerima Surat] [Alamat Penerima Surat] [Isi Surat] [Lampiran: (jika ada)]Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
[Nama Pengirim Surat]
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat surat resmi yang profesional dan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju. Pastikan untuk selalu memperhatikan detail dan menjaga kesopanan serta ketepatan dalam penggunaan bahasa. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang sedang membutuhkan panduan dalam pembuatan surat resmi.
